Besoins du client
Notre cliente est une société holding travaillant dans le secteur de la distribution de produits non-alimentaires pour les particuliers. Dans le cadre du lancement d’un vaste programme de gestion informatique impliquant toutes les filiales du groupe basées en France et à l’étranger, notre cliente s’interrogeait sur les modalités de refacturation (convention intragroupe). Constatant que le projet en question impliquait de nombreux logiciels métiers détenus par des éditeurs tiers, notre cliente nous a mandaté afin d’auditer tous les contrats de licence de logiciels concernés.
Accompagnement réalisé
L’objectif de notre mission consistait à vérifier que notre cliente détenait les droits nécessaires vis-à-vis des éditeurs pour mener à bien son projet et, à défaut , entamer une négociation avec ces derniers. L’analyse des différents contrats de licence de logiciels s’est avérée complexe du fait de leur manque de clarté et des renvois successifs à d’autres documents contractuels dont notre cliente n’était pas en possession. Néanmoins, il est ressorti de notre audit qu’une majorité des contrats de licence ne constituait pas un frein au projet. Pour les autres, nous avons recommandé à notre cliente d’adresser un courrier d’information aux éditeurs concernés, qui a été bien accueillis par ces derniers. Aucune renégociation contractuelle n’ayant été exigée à ce jour.
Recommandations
D’une manière générale, nous avons alerté notre cliente sur la nécessité d’être particulièrement vigilante en matière de licences de logiciels sur les points suivants :
Suivre régulièrement les évolutions de son parc informatique, en réalisant des inventaires des installations logicielles, vérifiant les contrats de licences associés et la relation avec la facturation (i.e. software asset management et contract management) ;
Négocier avec l’éditeur l’insertion de clause d’ajustement, permettant au client sur la base d’une déclaration sur l’honneur annuelle de déterminer le nombre exact de licences utilisées et d’ajuster au besoin les redevances versées ;
Négocier avec l’éditeur une gestion flexible du parc de licence, en réclamant des réallocations intra-groupes sans surcoût pour les sociétés filiales (sous réserve de considérations fiscales ou de règles d’exportation) ; Renégocier avec l’éditeur toute clause d’audit qui serait imprécise sur les éléments suivants : le déroulé de l’audit, son périmètre, la méthodologie, les coûts associés, etc.
